Témoignage CMS Francis Lefebvre

Quand externaliser le stockage de ses archives est plus économique que de les conserver dans ses locaux

Même si l’heure est à la numérisation, certains secteurs d’activités possèdent encore beaucoup de documents papier à archiver. Le cabinet CMS Francis Lefebvre Avocats Lyon, l’un des plus grands cabinets d’avocats de la région, a fait le choix de sous-traiter le stockage de ses archives à Neuville Archive. Grâce à cette PME du Val de Saône, ce leader gagne des mètres carrés, dans un contexte de flambée des prix de l’immobilier, et favorise également le bien-être de son personnel.

Neuville Archive a choisi d’opter pour un positionnement de qualité, de réactivité et de proximité. Sa technico-commerciale, Agnès Bocquel, se rend dans vos locaux pour vous accompagner en amont et estimer la quantité d’archives. Après une analyse de vos besoins et l’établissement de votre cahier des charges, ses techniciens collecteront, identifieront, puis stockeront vos documents dans ses entrepôts sécurisés. Elle propose également la destruction de documents. En cas de besoin de restitution de dossiers, ils vous seront livrés sous 24 heures.

Parmi sa clientèle, Neuville Archive compte, depuis plus de 10 ans, le cabinet d’avocats CMS Francis Lefebvre, fort de 90 collaborateurs, dont 22 avocats associés. « Notre profession est très marquée par la culture papier. Nous traitons des volumes importants de documents, pour lesquels nous sommes souvent soumis à une obligation légale ou commerciale de conservation pour une durée déterminée », explique Maître François Coutard, avocat associé et président du cabinet. 

Maître François Coutard,
Avocat associé et président du cabinet CMS Francis Lefebvre Avocats Lyon

« Utiliser nos mètres carrés pour travailler, plutôt que pour stocker ! » « Pendant longtemps, nous conservions nos archives dans nos propres locaux, près du cabinet. Mais au vu du volume grandissant d’affaires traitées et souhaitant garantir la sécurité maximum de conservation pour nos dossiers, nous avons choisi de sous-traiter, poursuit François Coutard. Nous nous rendons dans les locaux de Neuville Archive lorsque nous avons besoin d’extraire un dossier. » Le cabinet CMS Francis Lefebvre est installé rue de Créqui, dans le 3e arrondissement de Lyon. Un quartier où le prix de l’immobilier flambe depuis déjà plusieurs années. « Nous préférons utiliser la surface dont nous disposons pour travailler, plutôt que pour stocker nos archives, explique François Coutard. Externaliser le stockage de nos archives est plus économique que les conserver. »

Agnès Bocquel précise que « certaines entreprises louent des garages ou des caves souvent insalubres et inaccessibles. Dans ces conditions, la récupération des archives, une tâche souvent réalisée par un personnel féminin, s’avère très difficile. De plus, cette solution engendre d’importants coûts annexes. Quant aux conditions de conservation, elles sont catastrophiques : animaux nuisibles, humidité, inondation, vandalisme, etc. » D’où l’intérêt d’opter pour la sous-traitance.