01
Visite de notre équipe commerciale dans vos locaux. Etude de vos besoins (volume, typologie des documents, fréquences des consultations…). Conseils pratiques pour vos conservations de longue terme. Proposition d’un plan d’archivage personnalisé.
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Manutention de vos documents. Tri et mise en conteneurs si besoin. Enregistrement informatique et intégration dans notre base de données. Attribution d’un code barre par conteneur ou par boite d’archives.
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Localisation aléatoire des conteneurs. Taille d’entrepôt limité afin d’éclater les risques sur différents sites. Anonymat des archives dans nos entrepôts. Contrat de télésurveillance couvrant les risques intrusion et incendie 24H/24 et 7J/7. Radars de surveillance de chaque issue extérieure Nombre d’extincteurs conforme à la norme en fonction de la superficie du bâtiment. Détecteurs de fumée par zone. Installation électrique contrôlée annuellement. Télésurveillance reliée à une société de gardiennage. Contrat de maintenance avec société spécialisée contre les dégâts des insectes et rongeurs.
La conservation des documents n’est pas une simple option pour les entreprises. Ces dernières ont l’obligation de conserver leurs archives pour une durée déterminée (2, 5, 10, 30 ans, voire à vie) en fonction du type de document et de son importance.
Plus qu’une contrainte, cette obligation tend à protéger l’entreprise en lui permettant de présenter un document faisant valoir ses droits lors d’un contrôle de l’administration ou d’un procès avec un client, un fournisseur ou un sous-traitant. Le classement final d’une archive ou sa destruction, lorsque cette période est écoulée, est gérée par notre département des archives après une consultation du client.
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Adresse mail directe de notre responsable pour vos demandes. Toujours accessibles. Livraison physique en urgence sur demande ou à J+1 ou J+2 plus habituellement. Restitution numérique en ligne. Possibilité de venir chercher vos archives chez NEUVILLE ARCHIVE. Gestion des durées de conservation avec proposition de destruction dont la durée légale de conservation est arrivée à échéance. La consultation est également une partie essentielle de cette composante sécuritaire. Nous mettons en place (avec l’aide de nos clients) un système de droits et d’autorisations. Ainsi, toute personne souhaitant consulter des archives doit y être autorisée et s’inscrire sur un registre. A noter qu’il existe des droits partiels limitant l’accès à certains types de documents.
Sur simple demande de votre part nous vous restituons vos documents dans les meilleurs délais ou si vous le souhaitez, nous détruisons les archives et vous fournissons un certificat de destruction.
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Les archives peuvent être détruites de 2 manières différentes : Conventionnelle : les archives sont détruites de manière ordinaire puis recyclées. Confidentielle : Les archives sont détruites par « micro-déchiquetage » puis recyclées. Nous certifions par un document avoir mis au recyclage à notre centre de traitement après destruction aux normes DIN 66 399-2 P3.
