La loi française a mis en place une durée réglementaire de préservation de documents confidentiels pour les entreprises. Selon sa politique d’archivage, une entreprise peut décider de détruire ses archives. La suppression des documents obsolètes permet de protéger les salariés et les clients contre les usurpations d’identité par exemple, ou encore la fuite d’informations stratégiques mais aussi le risque d’une sanction dans le cadre de conformité au RGPD. De plus, cela permet aux entreprises de gagner de la place dans leurs locaux, et ainsi de réaliser des économies.
La loi impose pour une entreprise de garantir la confidentialité lors de la destruction de ses archives. Cela concerne tous les documents d’une entreprise : des dossiers fiscaux, des brevets, des informations bancaires, des informations sur les salariés, etc. Une entreprise voulant détruire ses archives de manière non confidentielle, risque des poursuites pénales contre ses dirigeants, en plus des problèmes de confidentialité. Une entreprise externe spécialisée dans la destruction d’archives confidentielle pourra fournir un certificat de destruction valable lorsque toutes les mesures sont prises pour qu’aucune information confidentielle ou sensible ne soient perdues. Neuville Archive est en capacité de réaliser la destruction confidentielle de vos documents par « micro-déchiquetage » et en respectant les normes DIN 66 399-2 P3.
Chaque document a une durée réglementaire de préservation précise en entreprise. Vous pouvez vous référer à notre page, toutes les durées sont indiquées.
Vous devez voir quelles sont vos archives ayant passé la durée réglementaire de préservation. Les archives peuvent être collectées dans des boîtes d’archives, tout comme elles peuvent être recueillies en vrac. Afin de réduire les coûts de main d’œuvre, vous pouvez enlever les classeurs et pochettes plastiques afin de garder seulement le papier (trombones acceptés).
